Urlaub

Der Reiter Urlaub hat fünf Unterreiter: Urlaubsanträge, Kontingente, Urlaubssperren, Betriebsferien und Einstellungen. Administratoren und Planer sehen alle, Urlaubsverwalter alle außer Betriebsferien. Eine Bereichsleitung sieht nur Urlaubsanträge, und zwar die der Mitarbeiter ihrer Bereiche. Einige Aktionen sind Administratoren vorbehalten (unten vermerkt).

Urlaubsanträge

• Offene Urlaubsanträge: Name, Typ, Zeitraum, Tage, halbe Tage, Sonderurlaub-Grund (mit Hinweis auf einen nötigen Nachweis), Vertretung, Kommentar und Antragsdatum. Darunter eine Übersicht der Schichten der Person und der Abwesenheiten der Kollegen im Zeitraum.
  • ✓ Genehmigen: Die Tage werden zur Abwesenheit und erscheinen in der Planung. OwnShift warnt, wenn die Person in dem Zeitraum bereits eingeplant ist oder das Kontingent überzogen wird.
  • ✕ Ablehnen: mit optionalem Grund.
• Bearbeitete Urlaube: genehmigte, abgelehnte und stornierte (inkl. manuell eingetragener), filterbar nach Jahr, Monat und KW.

Entscheidungen werden protokolliert; Entscheidungen in eigener Sache sind im Protokoll hervorgehoben.

Kontingente

• Tabelle je Mitarbeiter und Typ: Anspruch, Übertrag, Genommen, Geplant, Verfügbar. Bearbeiten ändert Jahresanspruch und Übertrag Vorjahr. Manuell angepasst schützt den Wert vor automatischen Änderungen.
• + Kontingent hinzufügen: Mitarbeiter, Jahr, Urlaubstage.

Genommen, Geplant und Beantragt ergeben sich immer aus den Abwesenheiten: Genehmigte Abwesenheiten, die vorbei sind, zählen als genommen, laufende und künftige als geplant, offene Anträge als beantragt. Ein separater Abgleich ist deshalb nicht nötig. Löscht die Datenbereinigung alte Abwesenheiten, bleiben ihre genommenen Tage im Konto erhalten.

Ändern sich die Arbeitstage eines Mitarbeiters, wird sein Urlaubsanspruch neu berechnet (siehe anteiliger Anspruch).

Jahreswechsel & Verfall

• Jahreswechsel durchführen (nur Administratoren, erscheint in den ersten Monaten des Jahres): überträgt Resturlaub ins neue Jahr. Mit Vorschau laden sehen Sie vorher, was übertragen wird. Ein von Hand angelegtes Kontingent des Folgejahres wird nicht überschrieben.
• Resturlaub verfallen: Ist unter Einstellungen Verfall nach X Monaten gewählt, verfällt der Übertrag zum Stichtag automatisch. Danach zeigt ein Hinweis, wie viel verfallen ist (Details anzeigen). Mit Manuell verwalten passen Sie Überträge selbst an.

Urlaubssperren & Betriebsferien

• Urlaubssperren – + Neue Sperre: Von Datum, Bis Datum, Bezeichnung, Typ: Sperre (Anträge in dem Zeitraum sind nicht möglich) oder Warnung (nur Hinweis). Sperren gelten für alle Bereiche.
• Betriebsferien (nur Administratoren und Planer) – + Neue Betriebsferien: Bezeichnung, Von, Bis, Zählt als Urlaubstage (wird vom Kontingent abgezogen), Gilt für alle Mitarbeiter oder Auswahl einzelner Mitarbeiter (mit Schnellauswahl nach Bereich). Mitarbeiter, die im Zeitraum bereits eine genehmigte Abwesenheit haben, werden ausgelassen. Betriebsferien sind in der Planung markiert und stehen im Kalender-Abo der betroffenen Mitarbeiter.

Einstellungen

Speichern der Urlaubs-Einstellungen ist Administratoren vorbehalten.

• Genehmigung: Auto-Genehmigung aktivieren (wenn keine Konflikte), optional Nur wenn keine Schicht geplant und Nur wenn Kontingent ausreicht. Standardmäßig aus.
• Resturlaub: Verfallsmodus (Verfall nach X Monaten oder Manuell verwalten) und Verfall nach Monaten.
• Urlaubsberechnung – Berechnungstage: welche Wochentage als Urlaubstage zählen. Bei Mitarbeitern mit harten Arbeitstagen gilt die Schnittmenge.
• Standard-Werte: Standard-Jahresurlaub (Tage) und Urlaubsanspruch bei weniger Arbeitstagen anteilig berechnen. Anteilig heißt nach festen Arbeitstagen pro Woche: Standard × feste Arbeitstage pro Woche ÷ Berechnungstage. Wer an Mo/Mi/Fr arbeitet, bekommt bei 30 Tagen Standard 18 Tage; wer an fünf Tagen kürzer arbeitet, den vollen Anspruch. Ohne harte Arbeitstage gilt der volle Anspruch.
• Antragsfristen: Antragsfrist für laufendes Jahr aktivieren mit Stichtag. Danach ist Urlaub für das laufende Jahr nicht mehr beantragbar, für Folgejahre schon.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Bei neuem Antrag (an Planer), Bei Genehmigung (an Mitarbeiter), Bei Ablehnung (an Mitarbeiter), Bei Stornierungen. Empfänger für neue Anträge ist die Adresse unter System > E-Mail > Benachrichtigungs-Empfänger.
• Mitarbeiterportal: Mitarbeiter sehen den Teamkalender (ein/aus); Stornierung genehmigter Urlaube (Mitarbeiter können sie beantragen, oder nur die Urlaubsverwaltung storniert) mit Beantragen bis Tage vor Beginn (0 = bis zum letzten Urlaubstag).
• Sonderurlaub-Gründe (bearbeiten nur Administratoren und Planer): + Neuer Grund mit Bezeichnung, Tage (fester Anspruch in Arbeitstagen), Von Mitarbeitern selbst beantragbar, Nachweis erforderlich (Hinweis beim Beantragen) und Aktiv.

Beantragbare Abwesenheitstypen

Bearbeiten nur Administratoren und Planer. Je Typ lässt sich Aktiv/Inaktiv schalten, ob Mitarbeiter ihn selbst beantragen können (Urlaub immer). + Neuer Typ bzw. Bearbeiten:

• Name, Farbe, Von Mitarbeitern beantragbar, Vorlaufzeit (Tage) (die Datumsauswahl im Portal beginnt danach)
• Muss genehmigt werden: sonst gilt ein Antrag sofort als genehmigt
• Halbe Tage erlaubt: erster und letzter Tag lassen sich als halbe Tage beantragen bzw. eintragen
• Vertretung muss angegeben werden: der Antrag braucht eine Vertretung aus den eigenen Bereichen, die im Zeitraum selbst nicht abwesend ist
• Eigenes Jahreskontingent mit Tage pro Jahr (z. B. Bildungsurlaub; bei Teilzeit anteilig wie der Urlaub). Den Urlaub selbst regeln die Urlaubseinstellungen.
• Höchstens gleichzeitig abwesend je Bereich und insgesamt: Ein Antrag, der an einem Tag darüber läge, wird abgelehnt.

Stornierung

• Offene Anträge ziehen Mitarbeiter im Portal mit Stornieren selbst zurück.
• Für einen genehmigten Urlaub stellen sie im Portal Stornierung beantragen, sofern die Einstellungen das erlauben.
• In Offene Urlaubsanträge erscheint der Wunsch mit ✓ Storno genehmigen oder ✕ Storno ablehnen.
• Bei Genehmigung werden die nicht genommenen Tage dem Kontingent gutgeschrieben. Hat der Urlaub schon begonnen, endet er gestern; die genommenen Tage bleiben gebucht.