Urlaub

Der Urlaub-Bereich verwaltet alle Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter.

Übersicht - Liste aller Urlaubsanträge:
- Status: Offen, Genehmigt, Abgelehnt
- Badge im Header zeigt Anzahl offener Anträge
- Filter nach Status, Mitarbeiter, Zeitraum
Urlaubsantrag-Dialog:
- Mitarbeiter - Antragsteller
- Von/Bis - Zeitraum des Urlaubs
- Notiz - Optionale Bemerkungen vom Mitarbeiter
- Status ändern - Genehmigen oder Ablehnen
Buttons:
- Genehmigen - Genehmigt den Antrag (wird automatisch als Abwesenheit angelegt)
- Ablehnen - Lehnt den Antrag ab
Hinweis - Genehmigte Urlaubsanträge werden automatisch als Abwesenheiten übernommen

Der Urlaub-Bereich ist in mehrere Unter-Tabs gegliedert (Anträge, Kontingente, Urlaubssperren, Betriebsferien). Die folgenden Abschnitte beschreiben diese im Detail.

Kontingente (Urlaubsanspruch)

Im Tab Kontingente verwalten Sie den Jahres-Urlaubsanspruch jedes Mitarbeiters. Das Kontingent ist die Grundlage für die Berechnung der verbleibenden Urlaubstage im Portal.

Jahr wählen - Oben im Tab wählen Sie das Jahr, dessen Kontingente Sie sehen/bearbeiten möchten
Kontingent hinzufügen - Über „+ Kontingent hinzufügen" legen Sie für einen Mitarbeiter den Jahresanspruch (Standard 30 Tage, halbe Tage möglich) an
Kontingent bearbeiten - Passt Anspruch und den Übertrag aus dem Vorjahr an. Manuell gesetzte Kontingente werden bei Automatik-Läufen nicht überschrieben
Konsistenz prüfen (🔍) - Prüft, ob die gespeicherten Zähler (beantragt/geplant) zu den tatsächlich hinterlegten Abwesenheiten passen, und meldet Abweichungen

Tipp: Ein Mitarbeiter ohne hinterlegtes Kontingent hat rechnerisch 0 Urlaubstage. Legen Sie daher zu Beginn der Nutzung (bzw. für jedes neue Jahr) für alle Mitarbeiter ein Kontingent an.

Urlaubssperren & Betriebsferien

Über die Tabs Urlaubssperren und Betriebsferien steuern Sie Zeiträume mit besonderen Urlaubsregeln.

Urlaubssperren - Zeiträume, in denen Mitarbeiter keinen Urlaub beantragen können (z.B. Hochsaison, Inventur). Legen Sie Von-/Bis-Datum und eine Bezeichnung fest; das Portal weist Anträge in diesem Zeitraum ab bzw. warnt
Betriebsferien - Zeiträume, in denen der Betrieb geschlossen ist. Betriebsferien können als Abwesenheit für alle betroffenen Mitarbeiter angelegt werden. Über die Vorschau sehen Sie vorab, welche Mitarbeiter und wie viele Tage betroffen sind, bevor Sie die Ferien anwenden

Jahreswechsel & Resturlaub-Übertrag

Zum Jahresanfang unterstützt OwnShift Sie beim Übertrag des Resturlaubs. Die entsprechenden Schaltflächen erscheinen im Kontingente-Tab automatisch im relevanten Zeitfenster (Anfang des Jahres bzw. rund um die Verfallsfrist).

1 Jahreswechsel durchführen - Überträgt den Resturlaub aus dem Vorjahr für alle Mitarbeiter als „Übertrag" ins neue Jahr. Eine Vorschau zeigt vorab, was übertragen wird.

2 Resturlaub verfallen - Ist die Verfallsfrist für den Vorjahres-Übertrag erreicht, können Sie die noch offenen Überträge gesammelt auf 0 setzen. „Details anzeigen" listet vorher die betroffenen Mitarbeiter.

Wichtig: Führen Sie den Jahreswechsel nur einmal pro Jahr aus. Erstellen Sie vorher unter System → Backup ein Backup, da der Übertrag alle Kontingente verändert.

Stornierung genehmigter Anträge

Ein bereits genehmigter Urlaub kann storniert werden – z.B. wenn ein Mitarbeiter doch arbeiten muss:

Der Mitarbeiter stellt im Portal einen Stornierungsantrag für einen genehmigten Urlaub
Der Verwalter (Admin/Planer/Urlaubsverwalter) sieht den Storno-Antrag in der Übersicht und kann ihn genehmigen oder ablehnen
Bei Genehmigung werden die Urlaubstage dem Kontingent wieder gutgeschrieben und die zugehörige Abwesenheit entfernt

Stand: 2026-08-12