Mitarbeiterportal

Im Mitarbeiterportal sehen Mitarbeiter ihre Schichten und den Dienstplan freigegebener Wochen, beantragen Urlaub und verwalten ihr Profil. Nach der Anmeldung mit der Rolle Mitarbeiter öffnet sich das Portal direkt.

Oben stehen die Reiter Meine Schichten, Dienstplan, Abwesenheiten, Urlaub, Ankündigungen (mit Zahl der ungelesenen) und Mein Profil sowie Abmelden. Auf schmalen Bildschirmen liegen die Reiter hinter dem Menü-Symbol.

Über allen Reitern stehen vier Kacheln:

• Diese Woche: Stunden und Anzahl Schichten der angezeigten Woche
• Dieser Monat: geplante Stunden freigegebener Wochen im Vergleich zum Soll („Nur geplant, nicht erfasst“)
• Nächste Schicht: die nächste eigene Schicht ab jetzt (diese und nächste Woche, soweit freigegeben)
• Verfügbare Stunden: vertragliche Wochenstunden

Was Mitarbeiter sehen

• Schichten erst, wenn die Woche für den jeweiligen Bereich freigegeben ist. Änderungen an einer freigegebenen Woche sind sofort sichtbar.
• Namen von Kollegen und Schichtleitung nur, wenn der Administrator das unter System > Kalender erlaubt.
• Dort lässt sich auch festlegen, dass Mitarbeiter im Dienstplan und im Team-Kalender nur die Bereiche sehen, denen sie angehören.
• Ob es den Team-Kalender überhaupt gibt und ob genehmigter Urlaub storniert werden kann, legt die Urlaubsverwaltung fest.

Für Planungskonten

Ist ein Konto mit Planungsrechten zugleich mit einem Mitarbeiter verknüpft, zeigt die Planungsoberfläche Zum Mitarbeiter-Portal und das Portal Zur Planung.

Meine Schichten

• Wochenwahl mit ← / →, Auswahlfeld „KW … / Jahr“ (mit Jahreswechsel) und Heute.
• Für jeden Tag die eigenen Schichten mit Zeit, Bereich, Schichtleitung und Kollegen (soweit freigeschaltet), auch Schichten, die man selbst leitet. Dazu Tages- und Wochennotizen und Events.
• Bei Events mit erbetener Rückmeldung: Zusagen, Vielleicht, Absagen (bis zum Eventtag, auch vor der Freigabe der Woche).
• Tage mit Abwesenheit sind rot markiert.
• Nicht freigegebene Wochen zeigen Woche noch nicht freigegeben.

Dienstplan

Der Plan einer freigegebenen Woche: je Tag nach Bereichen, getrennt in Früh (Beginn vor 12 Uhr) und Spät. Eigene Einträge tragen einen Stern (★), fehlende Besetzung steht als Nicht besetzt. Je nach Einstellung zeigt der Dienstplan alle Bereiche oder nur die eigenen, und Namen von Kollegen und Schichtleitung nur, wenn sie freigeschaltet sind.

Abwesenheiten

• Meine Verfügbarkeitsregeln: die aktiven Verfügbarkeitsregeln der Person.
• Meine Abwesenheiten: anstehende Abwesenheiten mit Typ, Zeitraum und Notiz; offene Anträge sind als Beantragt bzw. Storno angefragt gekennzeichnet.

Urlaub

• Mein Urlaubskontingent: je Typ „x von y Tagen noch beantragbar“ mit Genommen, Geplant und Beantragt, darunter eine Vorschau auf das nächste Jahr.
• Team-Kalender (wenn die Urlaubsverwaltung ihn freigibt): genehmigte Abwesenheiten der Kollegen im laufenden Jahr, je nach Einstellung aller oder nur der aus den eigenen Bereichen. Nicht selbst beantragbare Typen erscheinen nur als „Abwesend“.
• Ist die Antragsfrist für das laufende Jahr abgelaufen, erscheint ein Hinweis.

Urlaub beantragen

Bei Urlaub über den Jahreswechsel zählen die Tage bis 31.12. für das alte, die übrigen für das neue Jahr. Ist für den Typ keine Genehmigung nötig, gilt der Antrag sofort als genehmigt.

Meine Urlaubsanträge

• Status: Beantragt, Genehmigt, Storno angefragt, Abgelehnt, Storniert.
• Offener Antrag: Stornieren zieht ihn zurück.
• Eigener genehmigter Antrag (nicht Betriebsferien oder Einträge der Planung), solange die Einstellungen es erlauben: Stornierung beantragen (optional mit Grund); die Urlaubsverwaltung entscheidet. Hat der Urlaub schon begonnen, endet er bei Genehmigung gestern; die genommenen Tage bleiben gebucht.

Ankündigungen

Alle Ankündigungen für die Person bzw. ihren Bereich, ungelesene markiert (siehe Kommunikation & Ankündigungen). Neue Ankündigungen mit Popup erscheinen beim Öffnen des Portals unter Neue Ankündigungen; Verstanden markiert sie als gelesen. Wie weit das Archiv zurückreicht, legt der Administrator fest.

Mein Profil

• Meine Informationen: Name, E-Mail (mit Ändern selbst änderbar), Wochenstunden, Bereiche, Arbeitstage. Passwort ändern führt auf eine eigene Seite.
• Kalender-Abonnement: Kalender-URL anzeigen liefert die persönliche Adresse mit Kopieren und einer Kurzanleitung für Google Calendar, Outlook und Apple Calendar. Es erscheinen nur freigegebene Wochen.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): 2FA aktivieren (QR-Code scannen, Code eingeben, danach die Backup-Codes sichern). Ist 2FA an: Neue Backup-Codes generieren und 2FA deaktivieren, beides mit Passwort und aktuellem Code.
• Angemeldete Geräte: alle aktuellen Sitzungen mit Gerät, Adresse, letzter Aktivität und Anmeldezeit; Abmelden beendet eine andere Sitzung, Alle anderen abmelden alle außer der aktuellen.