Erste Schritte – Ersteinrichtung
Dieser Leitfaden führt Sie nach der Installation Schritt für Schritt durch die Ersteinrichtung –
von den Grundeinstellungen bis zu Ihrer ersten freigegebenen Woche. Planen Sie dafür etwa 20–30 Minuten ein.
Am schnellsten geht es, wenn Sie die Schritte in dieser Reihenfolge abarbeiten, denn spätere Schritte
bauen auf den früheren auf (z.B. brauchen Mitarbeiter die Bereiche, und Schichten brauchen beides).
Voraussetzung: OwnShift ist installiert und Sie haben beim Setup einen Administrator-Account
angelegt (siehe
Erstinstallation). Melden Sie sich mit
diesem Account an – Sie landen automatisch in der Planungsansicht.
Schritt 1: Grundeinstellungen & Branding
Öffnen Sie oben rechts System (⚙️) und richten Sie zunächst das Erscheinungsbild ein:
1
Unter Branding: App-Name eintragen (erscheint im Header und auf der Login-Seite),
Logo hochladen und Ihre Primärfarbe wählen. Das Favicon wird automatisch aus dem Logo erzeugt.
2
Unter Rollen (optional): Bezeichnungen für Ihre Führungsrolle anpassen –
z.B. „Arzt/Ärztin" statt „Schichtleitung", falls Sie in einer Praxis planen.
3
Unter Arbeitszeit (optional): Pausen-, Ruhezeit- und Höchstarbeitszeit-Regeln
kontrollieren. Die Vorgaben entsprechen dem Arbeitszeitgesetz (30 Min. Pause ab 6 h, 11 h Ruhezeit,
max. 10 h/Tag) und können in der Regel so bleiben.
Schritt 2: Bereiche anlegen
Bereiche sind das Grundgerüst Ihrer Planung – jede Schicht und jeder Mitarbeiter gehört zu einem oder
mehreren Bereichen (z.B. „Station 1", „OP", „Empfang"). Legen Sie diese zuerst an.
1
Wechseln Sie in der Navigation zum Tab Bereiche.
2
Klicken Sie auf Neuer Bereich (➕), vergeben Sie Name und eine Farbe
(die Farbe erleichtert später die visuelle Unterscheidung im Plan) und speichern Sie.
3
Wiederholen Sie das für alle Bereiche Ihrer Einrichtung.
Tipp: Wochenend- und Nacht-Pools müssen Sie jetzt noch nicht befüllen –
das lässt sich später jederzeit im jeweiligen Bereich nachholen, sobald die Mitarbeiter angelegt sind.
Schritt 3: Mitarbeiter anlegen
Legen Sie nun Ihre Mitarbeiter an und ordnen Sie ihnen die passenden Bereiche zu.
1
Wechseln Sie zum Tab Mitarbeiter und klicken Sie auf Neuer Mitarbeiter (➕).
2
Tragen Sie Name, E-Mail und die Wochenstunden ein (Letztere sind die Basis für den
Soll-/Ist-Vergleich) und wählen Sie die Bereiche aus, in denen die Person eingesetzt wird.
3
Soll die Person sich selbst einloggen können (Schichten sehen, Urlaub beantragen)?
Dann die Checkbox „Ohne Benutzer-Account anlegen" deaktiviert lassen, Benutzername vergeben und – falls E-Mail eingerichtet ist –
„Einladungs-E-Mail senden" anhaken. Die Person erhält Zugangsdaten und ändert ihr Passwort beim ersten Login.
(Wer nur im Plan erscheinen, sich aber nicht einloggen soll, wird mit dieser Checkbox ohne Account angelegt.)
Tipp: Die E-Mail-Einladung setzt einen konfigurierten E-Mail-Versand voraus (Schritt 5).
Ohne E-Mail-Versand können Sie Mitarbeiter trotzdem anlegen und die Zugangsdaten später manuell weitergeben
oder die Einladung nachträglich erneut senden.
Schritt 4: Feiertage einrichten
Damit Feiertage im Plan korrekt erkannt und angezeigt werden, hinterlegen Sie einmalig Ihr Bundesland
und importieren die Feiertage.
1
Öffnen Sie System (⚙️) → Feiertage.
2
Wählen Sie Ihr Bundesland (für die regionalen Feiertage) und legen Sie fest,
ob an Feiertagen grundsätzlich gearbeitet wird.
3
Klicken Sie auf Feiertage importieren für das gewünschte Jahr. Einzelne Sonder-/Brückentage
können Sie zusätzlich manuell hinzufügen.
Schritt 5: E-Mail-Versand einrichten (empfohlen)
Mit eingerichtetem E-Mail-Versand kann OwnShift Einladungen verschicken, Mitarbeiter über
Plan-Änderungen informieren und Sie über neue Urlaubsanträge benachrichtigen. Dieser Schritt ist optional,
aber für den Einladungs- und Benachrichtigungs-Komfort sinnvoll.
1
Öffnen Sie System (⚙️) → E-Mail und aktivieren Sie den E-Mail-Versand.
2
Tragen Sie die SMTP-Zugangsdaten Ihres Mail-Anbieters ein (Host, Port – meist 587 für TLS –,
Verschlüsselung, Benutzername, Passwort sowie Absender-Adresse und -Name).
3
Klicken Sie auf Test-E-Mail senden, um die Konfiguration zu prüfen. Hinterlegen Sie zusätzlich
die Empfänger-Adresse für Urlaubsantrags-Benachrichtigungen.
Schritt 6: Erste Woche planen und freigeben
Jetzt haben Sie alles beisammen, um Ihre erste Woche zu erstellen.
1
Wechseln Sie zur Planung und wählen Sie über die KW-Navigation die gewünschte Kalenderwoche.
2
Klicken Sie auf Schicht(en) erstellen (➕), wählen Sie Bereich, Name, Zeiten und die
Wochentage. Optional definieren Sie gleich Pausen (für die korrekte Netto-Arbeitszeit).
3
Weisen Sie Mitarbeiter zu – entweder manuell über die Dropdowns im Schicht-Grid oder automatisch über den
Auto-Planer (🤖), der freie Positionen anhand der Stunden-Balance besetzt.
4
Wenn die Woche fertig ist, klicken Sie auf KW freigeben. Erst dann ist die Woche für die
Mitarbeiter im Portal sichtbar – vorher planen Sie ungestört im Hintergrund.
Tipp: Wiederkehrende Wochenmuster müssen Sie nicht jedes Mal neu bauen. Speichern Sie eine
gelungene Woche als
Wochen-Template und wenden Sie
es später auf andere Wochen an – inklusive Pausen und Gruppen.
Empfehlung: Aktivieren Sie zum Abschluss
2FA
für Ihren Admin-Account und laden Sie ein erstes Backup unter
System → Backup herunter.
