Erste Schritte – Ersteinrichtung

Dieser Leitfaden führt Sie nach der Installation durch die Ersteinrichtung – von den Grundeinstellungen bis zu Ihrer ersten freigegebenen Woche. Die Reihenfolge ist sinnvoll, weil spätere Schritte auf früheren aufbauen (Mitarbeiter brauchen Bereiche, Schichten brauchen beides).

Voraussetzung: OwnShift ist installiert und Sie haben über setup.php den ersten Administrator angelegt (siehe Installation & Updates). Nach der Anmeldung landen Sie im Reiter Planung.

Schritt 1: Grundeinstellungen unter System

Öffnen Sie oben rechts das Zahnrad System:

1 Feiertage: Unser Bundesland wählen. Bundesweite Feiertage gelten immer, regionale nur für das gewählte Bundesland; ohne Auswahl gar keine regionalen. Festlegen, ob An Feiertagen wird bei uns gearbeitet. Über Feiertage importieren lassen sich die Feiertage eines Jahres übernehmen, einzelne Tage per Feiertag hinzufügen ergänzen.

2 Branding (optional): App-Name, Primärfarbe und Logo. Das Favicon lässt sich aus dem Logo erzeugen.

3 Rollen (optional): Bezeichnung der Schichtleitung anpassen, falls Sie intern einen anderen Begriff verwenden.

4 Arbeitszeit (optional): Pausenhinweise, Ruhezeit-, Tages- und Wochenarbeitszeit-Prüfung kontrollieren. Die Vorgaben orientieren sich am Arbeitszeitgesetz; ob sie für Ihren Betrieb passen, prüfen Sie bitte selbst.

5 E-Mail (empfohlen): E-Mail-Versand aktivieren, SMTP-Daten Ihres Mail-Anbieters eintragen und mit Test-E-Mail senden prüfen. Unter Benachrichtigungs-Empfänger die Adressen für Urlaubsanträge und für die Dienstplanung hinterlegen. Ohne E-Mail-Versand funktioniert OwnShift ebenfalls, es entfallen dann Einladungen, „Passwort vergessen?“ und Benachrichtigungen.

Schritt 2: Bereiche anlegen

Bereiche sind das Grundgerüst der Planung (z. B. „Kasse“, „Lager“, „Empfang“). Jede Schicht gehört zu einem Bereich, Mitarbeiter sind für einen oder mehrere Bereiche qualifiziert.

1 Reiter Bereiche öffnen und Bereich hinzufügen wählen.

2 Bereichs-Name / Abteilung und Farbe festlegen und speichern. Für alle Bereiche wiederholen.

Tipp: Wochenend- und Nacht-Pools sowie Qualifikationen (z. B. Ersthelfer) können Sie später ergänzen, sobald die Mitarbeiter angelegt sind.

Schritt 3: Mitarbeiter anlegen

1 Reiter Mitarbeiter öffnen und Mitarbeiter hinzufügen wählen.

2 Name, Verfügbare Stunden/Woche (Basis für den Soll-/Ist-Vergleich), E-Mail-Adresse und die Bereiche unter Qualifiziert für folgende Bereiche eintragen. Bei Bedarf die Arbeitstage (vertragliche Regelung) festlegen.

3 Soll die Person sich anmelden können (Schichten sehen, Urlaub beantragen), unter Benutzer-Account einen Benutzername und ein Initial-Passwort vergeben, Rolle wählen und bei eingerichtetem E-Mail-Versand Einladungs-E-Mail mit Zugangsdaten senden anhaken. Wer nur im Plan erscheinen soll, wird Ohne Benutzer-Account anlegen.

Schritt 4: Erste Woche planen und freigeben

1 Im Reiter Planung über Jahr und KW die gewünschte Woche wählen.

2 Schicht(en) erstellen: Bereich, Schichtname, Zeiten, benötigte Helfer und Wochentage festlegen, optional Pausen. Für Schichten, die jede Woche gleich sind, Wiederkehrende Schicht anhaken.

3 Mitarbeiter zuweisen – einzeln über die Auswahlfelder der Schichtkarten oder mit dem Auto-Planer, der Vorschläge für offene Plätze macht.

4 Ist die Woche fertig, KW freigeben. Erst dann sehen die Mitarbeiter sie im Portal, im Kalender-Abo und auf dem Display.

Tipp: Eine gelungene Woche können Sie über Vorlagen > Aktuelle Woche als Template speichern sichern und später auf andere Wochen anwenden (siehe Wochen-Templates).

Empfehlung: Richten Sie zum Abschluss unter Mein Konto die Zwei-Faktor-Anmeldung für Ihr Administratorkonto ein und laden Sie unter System > Backup eine erste Sicherung herunter.

Stand: 13.10.2026, beschreibt OwnShift 0.10