System (Einstellungen)

Im System-Bereich (⚙️) finden Sie alle Konfigurationsmöglichkeiten der Anwendung. Die Einstellungen sind in verschiedene Unterbereiche unterteilt:

Branding

Passen Sie das Erscheinungsbild der Anwendung an Ihre Organisation an:

• App-Name - Name der Anwendung (erscheint im Header und Login)
• Logo - Eigenes Logo hochladen (PNG, JPG oder WebP, max. 2MB)
• Primärfarbe - Hauptfarbe der Anwendung (Buttons, Links, Akzente)
• Favicon - Wird automatisch aus dem Logo generiert, kann aber auch manuell neu generiert werden

Backup

Sichern Sie Ihre Datenbank regelmäßig:

• Backup herunterladen - Lädt die komplette Datenbank als Datei herunter
• Empfehlung - Erstellen Sie regelmäßig Backups, besonders vor Updates

Rollen

Passen Sie die Bezeichnungen für Führungskräfte an Ihre Branche an:

• Singular-Form - z.B. "Schichtleitung", "Arzt/Ärztin" (wird in Formularen verwendet)
• Kurzform - z.B. "SL", "Arzt" (wird in kompakten Ansichten angezeigt)
• Code - z.B. "Lead", "Doc" (wird in Exporten verwendet)
• Plural-Form - z.B. "Schichtleitungen", "Ärzte" (wird für Listen verwendet)

Schichterkennung

Konfigurieren Sie, welche Schichten automatisch als Wochenend- oder Nachtschichten erkannt werden:

• Wochenend-Erkennung:
  • Samstag als Wochenende zählen (optional: nur ab bestimmter Uhrzeit)
  • Sonntag als Wochenende zählen
• Nachtschicht-Erkennung:
  • Schicht startet nach: z.B. 20:00 (Schichten ab dieser Zeit gelten als Nachtschicht)
  • Schicht endet vor: z.B. 06:00 (Schichten bis zu dieser Zeit gelten als Nachtschicht)
  • Eine Schicht gilt als Nachtschicht, wenn sie nach der eingestellten Startzeit beginnt oder in den frühen Morgenstunden (bis zur eingestellten Endzeit) endet – inklusive Schichten über Mitternacht

Feiertage

Verwalten Sie Feiertage für die Dienstplanung:

• An Feiertagen wird gearbeitet - Aktivieren/deaktivieren Sie diese Option
• Bundesland - Wählen Sie Ihr Bundesland für regionale Feiertage
• Feiertage hinzufügen - Legen Sie manuelle Feiertage an
• Feiertage importieren - Importieren Sie Feiertage für ein Jahr
• Filter - Filtern Sie nach Jahr und Bundesland
• Verwaltung - Bearbeiten oder löschen Sie bestehende Feiertage

Kalender

Konfigurieren Sie das Kalender-Abonnement für Mitarbeiter:

• Kalender-Einstellungen:
  • Eigene Abwesenheiten im Kalender anzeigen
  • Kollegen in Schicht-Details anzeigen
  • Schichtleitung in Schicht-Details anzeigen
  • Vergangene Wochen anzeigen (1-12 Monate)
  • E-Mail-Benachrichtigung bei Freigabe (Standard aktiviert)
• Freigegebene Kalenderwochen - Übersicht aller freigegebenen Wochen
• Kalender-Abonnements - Übersicht welche Mitarbeiter das Abo nutzen, Tokens widerrufen

Display

Konfigurieren Sie die Display-Ansicht für Großbildschirme:

• Display-URL - URL für den Großbildschirm (kann kopiert werden)
• Zugang & Sicherheit:
  • PIN-Code (4 Ziffern) für schnellen Zugang
  • Erlaubte IP-Adressen (optional):
    • Ohne IP-Einschränkung: PIN-Eingabe von überall möglich
    • Mit IP-Einschränkung: PIN nur von erlaubten IPs, andere benötigen Login
• Anzeige-Einstellungen:
  • Standard-Modus: Im Haus, Heute, Woche
  • Theme: Automatisch, Hell, Dunkel
  • Auto-Refresh (Sekunden)
  • Auto-Scroll: Aktiviert/Deaktiviert
  • Scroll-Geschwindigkeit und Pause am Ende
• Widgets:
  • Uhrzeit anzeigen
  • Datum anzeigen
  • Geburtstage anzeigen
  • Feiertags-Countdown
  • Abwesende anzeigen (nur Namen, mit Typ, oder aus)
• Kiosk-Tokens - Erstellen Sie langlebige Tokens für Displays im Kiosk-Modus

Arbeitszeit

Konfigurieren Sie Pausenregelungen, Ruhezeiten und maximale Arbeitszeiten gemäß Arbeitszeitgesetz (ArbZG):

• Pausenregelung:
  • Pausenhinweise aktivieren/deaktivieren
  • Mindestpause bei > 6h Arbeitszeit (Standard: 30 Minuten)
  • Mindestpause bei > 9h Arbeitszeit (Standard: 45 Minuten)
  • Standard nach ArbZG §4: 30 Min. bei >6h, 45 Min. bei >9h
• Ruhezeit zwischen Schichten:
  • Ruhezeit-Prüfung aktivieren/deaktivieren
  • Mindest-Ruhezeit zwischen Schichten (Standard: 11 Stunden)
  • Standard nach ArbZG §5: 11 Stunden (Pflege/Gastronomie: 10 Stunden erlaubt)
  • Bei Zuweisung wird geprüft, ob die Ruhezeit eingehalten wird
  • Bei Unterschreitung erscheint eine Warnung mit Details
• Maximale Arbeitszeit:
  • Tagesarbeitszeit-Prüfung aktivieren/deaktivieren
  • Max. Tagesarbeitszeit (Standard: 10 Stunden)
  • Wochenarbeitszeit-Prüfung aktivieren/deaktivieren
  • Max. Wochenarbeitszeit (Standard: 48 Stunden)
  • Standard nach ArbZG §3: Max. 10h/Tag, 48h/Woche (Durchschnitt über 6 Monate)

E-Mail

Konfigurieren Sie den E-Mail-Versand (SMTP):

• E-Mail-Versand aktivieren - Aktivieren/deaktivieren Sie den Versand
• SMTP-Konfiguration:
  • SMTP-Server (Host)
  • SMTP-Port (meist 587 für TLS oder 465 für SSL)
  • Verschlüsselung (TLS, SSL, oder keine)
  • SMTP-Benutzername
  • SMTP-Passwort (wird verschlüsselt gespeichert)
  • Absender E-Mail
  • Absender Name
• Test-E-Mail senden - Überprüfen Sie die Konfiguration
• Benachrichtigungs-Empfänger:
  • Urlaubsanträge & Stornierungen: E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen
  • Dienstplan-Änderungen: Betroffene Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt

Sicherheit & 2FA

OwnShift unterstützt Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für erhöhte Sicherheit. Mit 2FA wird neben dem Passwort ein zusätzlicher Code aus einer Authenticator-App benötigt.

2FA einrichten (für Benutzer)

1. Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen im Header (öffnet "Mein Konto")
2. Klicken Sie auf "2FA aktivieren"
3. Scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App:
   • Google Authenticator (iOS/Android)
   • Microsoft Authenticator
   • Authy
   • 1Password, Bitwarden, etc.
4. Geben Sie den 6-stelligen Code aus der App ein
5. 2FA ist nun aktiv - bei jedem Login wird der Code abgefragt

2FA deaktivieren

Im "Mein Konto"-Modal können Sie 2FA jederzeit wieder deaktivieren. Sie müssen dazu den aktuellen Code aus der Authenticator-App eingeben.

2FA zurücksetzen (für Admins)

Falls ein Benutzer keinen Zugriff mehr auf seine Authenticator-App hat:

1. Gehen Sie zu System (⚙️) → Sicherheit
2. Suchen Sie den Benutzer in der Benutzer-Liste und klicken Sie bei ihm auf "Zurücksetzen" (Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung)
3. Der Benutzer kann sich nun wieder ohne 2FA einloggen
4. Der Benutzer sollte 2FA anschließend neu einrichten

Protokoll & Datenschutz

Für Nachvollziehbarkeit und Datenschutz (DSGVO) bietet OwnShift zwei weitere Bereiche in den Einstellungen:

Aktivitätsprotokoll

• Protokolliert sicherheits- und datenrelevante Aktionen (z.B. Logins, Änderungen an Mitarbeitern, Genehmigungen)
• Einträge lassen sich filtern und bei Bedarf exportieren
• Über die Aufbewahrungsdauer steuern Sie, wie lange Protokolleinträge gespeichert bleiben; ältere können bereinigt (gelöscht) werden

Datenbereinigung

• Löscht nicht mehr benötigte Alt-Daten nach frei einstellbaren Aufbewahrungsfristen (z.B. sehr alte Dienstpläne oder abgeschlossene Anträge)
• Eine Vorschau zeigt vor dem Ausführen genau, was gelöscht würde; optional lässt sich vorher ein Export erstellen

Mitarbeiter anonymisieren

Scheidet eine Person aus und soll ihr Name aus dem System entfernt werden, ohne die historischen Pläne zu zerstören, kann der Mitarbeiter anonymisiert werden (im Mitarbeiter-Dialog). Der Datensatz bleibt für vergangene Auswertungen erhalten, personenbezogene Daten werden aber unkenntlich gemacht. Anonymisierte/inaktive Mitarbeiter erscheinen nicht mehr in Auswahllisten.