Planung

Im Reiter Planung entstehen die Schichten einer Kalenderwoche (KW) und werden mit Mitarbeitern besetzt. Schichten gehören immer zu einer bestimmten KW und einem Wochentag. Administratoren und Planer planen alle Bereiche, eine Bereichsleitung nur die ihr zugeordneten.

Woche wählen & Ansicht

• Jahr und KW über die Auswahlfelder oben, Heute springt zur aktuellen Woche.
• Die KW-Leiste zeigt alle Wochen des Jahres; die Farbe gibt an, wie weit die Woche besetzt ist. Die Pfeile ◀ ▶ blättern in der Leiste, an den Enden geht es ins Vor- bzw. Folgejahr.
• Die Tageszeile zeigt die sieben Tage der Woche, z. B. „Mo, 5.10 - 1/2“: 1 von 2 Schichten des Tages ist vollständig besetzt. Feiertage und Betriebsferien sind dort markiert.
• Ohne Wochen-Modus zeigt die Planung den in der Tageszeile gewählten Tag, mit Wochen-Modus die ganze Woche. Der Knopf daneben (☰ / ▤) wechselt zwischen horizontaler Ansicht (Bereiche als Zeilen, Tage nebeneinander) und vertikaler Ansicht (Tage untereinander).
• Tagesnotizen, Wochennotizen und Termine aus Kommunikation erscheinen über den Schichten.

Aktionsleiste & Filter

• Schicht(en) erstellen – neue Schichten anlegen (siehe unten).
• Auto-Planer – Vorschläge für offene Plätze (siehe Auto-Planer).
• Vorlagen (Menü):
  • Aktuelle Woche als Template speichern: speichert die Schichtstruktur der Woche (Zeiten, Bereiche, Soll-Besetzung, Pausen) unter einem Namen, optional als Favorit. Zuweisungen werden nicht gespeichert.
  • Letzte Woche kopieren (Quick): übernimmt die Schichten der Vorwoche ohne Mitarbeiter.
  • Aus anderer Woche importieren...: Quelle Letzte Woche (Quick), Bestimmte Woche oder Bestimmter Tag (mit optionalem Ziel-Tag). Optionen: Nur Schicht-Struktur kopieren (empfohlen), Mitarbeiter-Zuweisungen mitkopieren (inkl. Schichtleitung), Vorhandene Schichten im Ziel vorher löschen.
  • Templates: gespeicherte Wochen-Templates, Favoriten oben. Ein Klick öffnet Template laden mit Ziel-KW und Jahr.
  • → Vorlagen verwalten öffnet den Reiter Vorlagen.
• Filter (rechts):
  • Nur unterbesetzte: nur Schichten, die nicht vollständig besetzt sind.
  • Nur ohne Lead: nur Schichten, die eine Schichtleitung brauchen und keine haben.
  • Keine Konflikte / Konfliktzähler: nur Schichten, bei denen ein zugewiesener Mitarbeiter abwesend ist.
  • Alle Bereiche: Auswahl einzelner Bereiche, mit Alle und Zurücksetzen. Der Bereichsfilter gilt auch für die Wochenübersicht.
• KW freigeben und Exportieren – siehe KW freigeben und Exportieren.

Schichtkarten & Zuweisung

Jeder Bereich hat eine Karte in seiner Farbe. Eine Schicht zeigt Name, Zeit, Pausen und die Besetzung („MA: 1/2“, bei Bedarf „Lead: 0/1“) sowie gegebenenfalls die verlangte Qualifikation. Der Rahmen zeigt den Status: rot = niemand eingeteilt, orange = unter- oder überbesetzt bzw. Schichtleitung fehlt, grün = vollständig besetzt.

• TEAM: Für jeden benötigten Platz gibt es ein Auswahlfeld. Mitarbeiter auswählen = zuweisen, × = Zuweisung entfernen.
• LEAD: erscheint, wenn die Schicht eine Schichtleitung braucht. Auswahl wie beim Team.
• ⊕ Zeitvariante hinzufügen: siehe Zeitvarianten.
• ✏️ Mitarbeiter zuweisen: öffnet den Dialog Schicht bearbeiten.
• 🗑️ Schicht löschen: löscht die Schicht an diesem Wochentag der KW samt Zuweisungen (mit Rückfrage).

Hinter den Namen in der Auswahl stehen Hinweise, z. B. ⛔ abwesend, 🚫 harte Einschränkung (Verfügbarkeitsregel, kein Arbeitstag, Feiertag, zwingende Qualifikation), ⏰ Zeitkonflikt mit einer anderen Schicht, ⚠️ nicht für den Bereich qualifiziert, 🔄 bereits in dieser Schicht. Bei Wochenendschichten stehen die Mitglieder des Wochenend-Pools oben, bei Nachtschichten die des Nacht-Pools, jeweils zuerst, wer am längsten keinen solchen Dienst hatte.

Was sperrt, was warnt

Bei jeder Zuweisung prüft OwnShift Abwesenheiten, Qualifikationen, Verfügbarkeitsregeln, Arbeitstage, Feiertage und die Arbeitszeitregeln (System > Arbeitszeit). Für Team und Schichtleitung gilt dasselbe:

Automatische Zuweisung, Schnellerstellung und das Kopieren einer Woche machen keine Ausnahmen.

Schicht erstellen & bearbeiten

Neue Schicht erstellen

Schicht(en) erstellen öffnet Neue Schicht erstellen:

• Bereich, Schichtname, Von, Bis, Benötigte Helfer
• Braucht Schichtleitung
• Qualifikation erforderlich (nur sichtbar, wenn Qualifikationen angelegt sind)
• Pausen (optional): mit + Pause hinzufügen konkrete Pausenzeiten festlegen. Brutto-, Pausen- und Netto-Arbeitszeit werden angezeigt, ebenso ein Hinweis, wenn die Mindestpause nach Arbeitszeitgesetz fehlt.
• Wochentage: einzeln oder per Mo-Fr, Alle, Keine.
• Wiederkehrende Schicht: legt eine Schichtvorlage an und erzeugt die Schichten für mehrere Wochen.
  • Wiederholungsmuster: Wöchentlich oder Alle 2/3/4 Wochen. Unter Vorlagen lassen sich Schichtvorlagen auch monatlich wiederholen.
  • Zeitraum von KW/Jahr bis KW/Jahr, oder per Rest des Jahres, Nächstes Jahr, Nächste 12 Wochen
  • Vorhandene Schichten überspringen, Feiertage ausschließen
  • Die Vorschau nennt die Zahl der Schichten, die entstehen.
• Mitarbeiter zuweisen (optional): Schichtleitung und Team gleich mit eintragen. Standardmäßig stehen nur für den Bereich qualifizierte Personen zur Wahl (Alle … anzeigen hebt das auf). Zuweisungen gelten nur für die gerade angezeigte Woche.

Ohne Wiederkehrende Schicht entstehen die Schichten an den gewählten Wochentagen der angezeigten KW. Nachtschichten über Mitternacht sind möglich.

Dialog „Schicht bearbeiten“

Öffnet sich über ✏️ an einer Schicht.

• Schichtdetails: Schichtname, Von, Bis, Soll-Besetzung, Braucht Schichtleitung, Qualifikation erforderlich, Pausen (optional); übernehmen mit Änderungen speichern.
• Mitarbeiter zuweisen: Liste der passenden Mitarbeiter mit Verfügbarkeit und geplanten bzw. freien Wochenstunden; ein Klick weist zu oder entfernt.
• Schicht löschen, ← Vorherige Schicht, Nächste Schicht →, Schließen.

Zeitvarianten

⊕ Zeitvariante hinzufügen legt eine zeitlich verschobene Variante derselben Schicht an, z. B. 30 Minuten früher, eine Stunde länger, halbtags oder mit eigenen Zeiten. Das ist nützlich, wenn Personen im selben Einsatz unterschiedlich lange arbeiten, etwa eine Vorbereitung ab 7:30 und der Hauptdienst ab 8:00.

• Schicht und Varianten bilden eine Gruppe. Die Gruppe hat eigene Knöpfe zum Bearbeiten, für weitere Varianten und zum Löschen der ganzen Gruppe.
• Beim Bearbeiten der Gruppe lässt sich ein Gruppenname vergeben, der als Überschrift der Gruppe in allen Ansichten erscheint.
• Jede Variante ist eine eigene Schicht mit eigenen Zeiten, eigener Soll-Besetzung und eigenen Zuweisungen.

Auto-Planer

Der Auto-Planer schlägt Besetzungen für offene Plätze der angezeigten KW vor. Übernommen wird nur, was Sie bestätigen.

Der Auto-Planer berücksichtigt bereits zugewiesene Schichten und macht keine Ausnahmen von harten Einschränkungen. Übersprungene Plätze bleiben offen und lassen sich später manuell besetzen.

Wochenübersicht (Seitenleiste)

Der Reiter am rechten Bildschirmrand öffnet die Wochenübersicht der angezeigten KW:

• Suche, Sortierung (Auslastung, Name, Stunden, Schichten), Abwesende ausblenden, 100%+ ausblenden
• Gruppen Mitarbeiter und Schichtleitungen mit Schichtanzahl, Wochenstunden (geplant/Soll) und Monatsstunden. Das Soll berücksichtigt Abwesenheiten und Feiertage.
• Ein Klick auf eine Person öffnet Mitarbeiter Details mit Wochen- und Monatsstunden, ihren Schichten der Woche (Konflikte markiert, einzeln entfernbar) und den weiteren Schichten im Monat.

KW freigeben

Mitarbeiter sehen eine Woche im Portal, im Kalender-Abo, auf dem Display und in Exporten erst nach der Freigabe. Die Freigabe gilt je Bereich: Administratoren und Planer geben alle Bereiche frei, eine Bereichsleitung nur ihre. Mitarbeiter sehen die Schichten der Bereiche, die freigegeben sind.

• KW freigeben: Fehlen Besetzungen, zeigt OwnShift vorher eine Warnliste (Trotzdem freigeben). Ist unter System > Kalender „E-Mail-Benachrichtigung bei Freigabe“ eingeschaltet, erhalten die eingeplanten Mitarbeiter eine E-Mail.
• Teilweise freigegeben (x/y): Ein Teil der Bereiche ist freigegeben, z. B. von einer Bereichsleitung. Ein Klick gibt die übrigen frei.
• Freigegeben: Ein Klick bietet Bearbeiten an. Die Woche bleibt für Mitarbeiter sichtbar; Änderungen werden gesammelt.
• Jede Änderung an einer freigegebenen Woche wird ebenfalls gesammelt. Der Knopf zeigt dann Erneut freigeben.
• Erneut freigeben zeigt die Änderungen seit der letzten Freigabe und die betroffenen Mitarbeiter (mit Alle / Keine wählbar). Freigeben & Benachrichtigen gibt die Woche erneut frei und schickt den gewählten Personen eine E-Mail. Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse werden genannt und müssen selbst informiert werden.

Exportieren

Exportieren bietet für die angezeigte KW:

• Schichtnamen anzeigen, Bereichsfarben anzeigen (Optionen für die PDF-Exporte)
• PDF: Mitarbeiter, PDF: Nach Bereichen, PDF: Timeline-Ansicht: öffnen eine Druckansicht in einem neuen Fenster; der Druckdialog startet automatisch. Als PDF speichern Sie über den Druckdialog des Browsers.
• Kalender-Export (ICS): Mitarbeiter wählen oder Alle geplanten Mitarbeiter (ZIP), dann Download oder Per E-Mail senden (an die hinterlegte Adresse; setzt den E-Mail-Versand voraus).