Funktionen
Mitarbeiterverwaltung & Sicherheit
Rollen und Bereiche festlegen, Qualifikationen und Arbeitstage pflegen, Urlaub verwalten, Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren und Status-Displays einrichten – alles zentral in OwnShift.
Vertraglich vereinbarte Arbeitstage
Speichern Sie pro Mitarbeiter direkt im System, an welchen Wochentagen er vertraglich arbeitet – OwnShift prüft das bei jeder Zuweisung
Mitarbeiter-Übersicht mit Arbeitstagen
Nicht jeder Mitarbeiter arbeitet jeden Tag. Teilzeitkräfte haben feste Wochentage, Studierende arbeiten neben dem Studium, Rückkehrer aus der Elternzeit starten oft mit weniger Tagen. OwnShift speichert diese Informationen direkt im Mitarbeiterprofil und prüft sie bei jeder Zuweisung.
- Übersicht in der Liste: Arbeitstage, Bereiche, Rolle und letzte Anmeldung je Mitarbeiter
- Filter: Nach Bereich, Schichtleitung/Mitarbeiter, Benutzerrolle, Vollzeit/Teilzeit und inaktiven Mitarbeitern
Arbeitstage direkt im Mitarbeiterprofil
- 7 Checkboxen: Montag bis Sonntag einzeln auswählbar
- Quick-Buttons: "Alle", "Nur Werktage", "Keine" für schnelle Auswahl
- Härtegrad wählen: Hart (Zuweisung an anderen Tagen nur als protokollierte Ausnahme) oder weich (Hinweis)
- Feiertage: Je Mitarbeiter einstellbar, ob er an Feiertagen verfügbar ist
Weniger Planungsfehler
OwnShift weist bei Zuweisungen an vertraglich nicht vereinbarten Tagen darauf hin oder lässt sie nur als Ausnahme zu. Das reduziert versehentliche Fehler bei der Planung.
Für viele Teilzeit-Modelle
3-Tage-Woche, Studierende, Rückkehrer aus der Elternzeit – feste Arbeitstage werden bei Planung, Soll-Stunden und Urlaubsanspruch berücksichtigt.
Vollständige Transparenz
Die Planung sieht in der Mitarbeiterliste sofort, an welchen Tagen ein Mitarbeiter vertraglich arbeitet.
Fünf Rollen und Freigabe je Bereich
Jeder sieht und bearbeitet, was zu seiner Aufgabe gehört
Administrator & Planer
Administratoren haben vollen Zugriff inkl. Einstellungen und Benutzerkonten. Planer verantworten Planung, Mitarbeiter, Bereiche, Urlaub und Berichte.
Bereichsleitung
Plant nur die ihr zugeordneten Bereiche, gibt die Woche für diese frei, entscheidet Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter und sieht deren Monatsbericht. Andere Bereiche sieht sie nicht.
Urlaubsverwalter & Mitarbeiter
Urlaubsverwalter entscheiden Anträge und pflegen Kontingente. Mitarbeiter nutzen das Portal: eigene Schichten, Dienstplan freigegebener Wochen, Urlaubsanträge, Ankündigungen und Profil.
Qualifikationen mit Ablaufdatum
Ersthelfer, Staplerschein oder Hygieneschulung – an der Schicht verlangen, bei der Zuweisung prüfen
Zentral gepflegt
Qualifikationen anlegen, als zwingend oder optional kennzeichnen und Mitarbeitern zuordnen, auf Wunsch mit Ablaufdatum.
An der Schicht verlangt
Schichten und Vorlagen verlangen eine Qualifikation. Die Planung zeigt, wem sie fehlt oder bei wem sie abgelaufen ist.
Zwingend heißt zwingend
Fehlt eine zwingende Qualifikation, ist die Zuweisung gesperrt – für Team und Schichtleitung, auch beim Kopieren einer Woche.
Umfassende Urlaubsverwaltung
Urlaubsanträge, Kontingente, Abwesenheitstypen und Sperrzeiten – alles an einem Ort verwalten
Urlaubskontingente mit Übertrag
- Jahresanspruch: Individuelle Urlaubstage pro Mitarbeiter, bei weniger festen Arbeitstagen auf Wunsch anteilig berechnet
- Resturlaub: Übertrag ins Folgejahr per Jahreswechsel, Verfall nach einstellbarer Frist automatisch
- Übersicht: Genommen, geplant, beantragt und verfügbar je Mitarbeiter und Typ
- Urlaubssperren und Betriebsferien: Zeiträume sperren oder mit Warnung versehen, Betriebsferien für alle oder einzelne Mitarbeiter
- Abwesenheitstypen: Je Typ einstellbar – Genehmigung, halbe Tage, Vertretung, eigenes Jahreskontingent (z. B. Bildungsurlaub) und höchstens gleichzeitig Abwesende
Self-Service für Mitarbeiter
- Urlaubsanträge: Mitarbeiter stellen Anträge direkt im Portal, mit Vorschau auf Arbeitstage und Restkontingent
- Übersichtliche Genehmigung: Planer, Urlaubsverwalter oder Bereichsleitung sehen offene Anträge samt Schichten und Abwesenheiten der Kollegen
- Auto-Genehmigung: Auf Wunsch automatisch, wenn keine Konflikte bestehen
- Stornierung: Offene Anträge zurückziehen, Storno genehmigter Urlaube beantragen (wenn erlaubt)
- Benachrichtigung: E-Mail bei neuem Antrag, Genehmigung oder Ablehnung (E-Mail-Versand vorausgesetzt)
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Zusätzliche Sicherheitsebene für sensible Dienstplandaten – plus Kontosperre, Timeouts und Geräteübersicht
TOTP-basierte 2FA
- Standard-Protokoll: Kompatibel mit Google Authenticator, Authy, Microsoft Authenticator
- QR-Code Setup: Einfache Einrichtung durch Scannen
- Backup-Codes: Einmalcodes für den Notfall
- Pro Benutzer aktivierbar: Jeder Benutzer schaltet 2FA selbst ein; Administratoren sehen den 2FA-Status aller Benutzer und können 2FA bei Verlust zurücksetzen
- Angemeldete Geräte: Aktive Sitzungen einsehen und andere Geräte abmelden
- Kontosperre und Timeouts: Sperre nach mehreren Fehlversuchen, einstellbare Sitzungsdauer und Abmeldung nach Leerlauf
Öffentliche Status-Displays
Geschützte Ansichten für Empfang, Lobby oder Teambereich
Status-Board für Teams
- Geschützter Zugang: Per PIN von erlaubten IP-Adressen, per Kiosk-Token oder mit Anmeldung
- Ansichten: Wer ist im Haus?, Heute und Woche – auf Wunsch im automatischen Wechsel
- Widgets: Uhrzeit, Datum, Geburtstage, Feiertags-Countdown, Abwesende, nächstes Event
- Für Bildschirme gemacht: Tablet im Eingangsbereich oder Monitor im Teamraum, hell oder dunkel
Kommunikation im Team
Informationen dort, wo Ihre Mitarbeiter ohnehin hinschauen: in Planung, Portal und Display
Ankündigungen
Mit Kategorie, Gültigkeit und optional als Popup nach dem Login, das Mitarbeiter bestätigen. Auf Wunsch auch im Display.
Tages- und Wochennotizen
Hinweise für einen Tag oder eine Woche erscheinen in der Planung, im Portal und im Display – für alle oder nur für einen Bereich.
Events mit Rückmeldung
Teamtreffen oder Schulungen mit Datum und Ort. Mitarbeiter sagen im Portal zu, ab oder „vielleicht“; Sie sehen alle Rückmeldungen auf einen Blick.
Praktische Admin-Tools
Backup, Updates, Einladungen und Datenpflege – für einen reibungslosen Betrieb
Datenbank-Backup
Die komplette Datenbank mit einem Klick herunterladen. Der Update-Assistent legt vor jedem Datenbank-Update automatisch eine Sicherung an.
E-Mail-Einladungen
Neue Mitarbeiter per E-Mail mit Zugangsdaten einladen; auf Wunsch muss das Passwort beim ersten Login geändert werden.
Datenpflege & Protokoll
Daten auf Ihrem Server. Aufbewahrungsfristen, Bereinigung alter Daten, Anonymisierung ausgeschiedener Mitarbeiter und Aktivitätsprotokoll unterstützen Sie beim Datenschutz.
Mitarbeiterverwaltung erleben?
Lassen Sie sich OwnShift in einer Demo zeigen (auf Anfrage) – Rollen, Arbeitstage, Urlaub und Sicherheit an einem Ort.
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