Excel oder fertige Software?
Excel vs. OwnShift: Was ist Ihre Zeit wert?
Sie können Excel perfekt konfigurieren – oder OwnShift in wenigen Minuten installieren und direkt mit der Planung beginnen.
- Fertige Lösung – ohne Formeln, ohne verpflichtenden Wartungsvertrag
- Hochladen, Setup aufrufen, Admin-Account anlegen
- Stundenberechnung, Konfliktprüfung und Login inklusive
Die ehrliche Wahrheit über Excel
Excel ist unschlagbar flexibel. Aber Flexibilität hat ihren Preis: Ihre Zeit.
Setup-Zeit: 8-20 Stunden
Struktur aufbauen, Formeln schreiben (SVERWEIS, WENN, SUMMEWENN), Dropdowns mit Datengültigkeit einrichten, bedingte Formatierung für Warnungen, Pivot-Tabellen für Auswertungen. Wenn Sie Excel gut kennen: machbar. Aber es dauert.
Wartung: Laufend
Neuer Bereich? Formeln anpassen. Andere Arbeitszeiten? Validierungen überarbeiten. Mehr Mitarbeiter? Dropdowns erweitern. Jede Änderung kostet Zeit und birgt das Risiko, dass Formeln brechen.
Mitarbeiter-Zugriff: Komplex
Mitarbeiter sollen ihre Schichten sehen? Entweder Dateien per E-Mail verteilen (Versionschaos) oder SharePoint mit Berechtigungen aufsetzen (teuer und komplex). Ein eigenes Login je Mitarbeiter mit Excel? Kaum praktikabel.
Fehleranfälligkeit
Eine gelöschte Zeile, eine überschriebene Formel, ein falscher Zellbezug – und plötzlich stimmen die Stunden nicht mehr. Und Excel merkt solche Fehler oft nicht.
Wissen bleibt bei Ihnen
Sie verlassen die Praxis? Dann muss jemand Ihre Excel-Konstruktion verstehen und warten. Formeln wie =SVERWEIS(B2;Mitarbeiter!$A$2:$E$50;3;0) sind nicht selbsterklärend. Dokumentation? Selten vorhanden.
OwnShift: Installation in wenigen Minuten
Hochladen, Setup aufrufen, Administrator anlegen – eine Datenbank müssen Sie nicht anlegen. Keine Formeln. Stundenberechnung, Konfliktprüfung und Hinweise sind bereits integriert, Login-System inklusive. Für die Grundeinrichtung planen Sie je nach Teamgröße etwas mehr Zeit ein.
Feature-Vergleich: Excel vs. OwnShift
Beide Wege funktionieren – aber mit unterschiedlichem Aufwand.
| Feature | Excel (selbst gebaut) | OwnShift |
|---|---|---|
| Setup-Zeit | 8-20 Stunden | Wenige Minuten Installation, dazu die Grundeinrichtung |
| Stundenberechnung | Formeln schreiben (SUMME, WENN) | Automatisch inklusive |
| Konflikterkennung | Komplexe bedingte Formatierung | Automatisch bei jeder Zuweisung |
| Login-System | Nicht vorgesehen | Inklusive |
| Mitarbeiter-Portal | Nicht vorgesehen | Inklusive |
| Wartung bei Änderungen | Formeln anpassen | Deutlich geringer (Updates per Update-Assistent) |
| Versionskontrolle | Manuell (dienstplan_v12_final_FINAL.xlsx) | Zentrale Datenbank |
| Mehrbenutzer-Zugriff | Freigaben über SharePoint/OneDrive oder Dateien per E-Mail | Rollenbasiert inklusive |
| PDF-Export | Drucken → Als PDF → Manuell | Druckansicht per Klick, Speichern als PDF über den Browser |
| Kalender-Integration | Nur mit Zusatzaufwand | Live-Kalender-Abo (WebCal) |
| Urlaubsanträge | Per Zettel oder E-Mail, Kontingente von Hand | Im Portal, mit Kontingenten und Genehmigung |
| Kosten | Ihre Arbeitszeit (8-20h Setup + laufend) | Einmalige Lizenzgebühr, keine laufenden Lizenzkosten (Hosting separat) |
| Datenschutz | Abhängig von Speicherort und Zugriffsrechten | Daten auf Ihrem Server; Rollen, Protokoll und Löschfristen unterstützen Sie |
Für wen ist was die richtige Wahl?
Beide Lösungen sind valide – es kommt auf Ihre Situation an.
Bleiben Sie bei Excel, wenn ...
- Sie Excel sehr gut beherrschen
- Sie die Setup-Zeit (8-20h) investieren können
- Sie Wartung einplanen können
- Sie keine Mitarbeiter-Zugänge brauchen
- Ihr Team klein und stabil ist (kein Wachstum)
- Sie gerne basteln und optimieren
Wählen Sie OwnShift, wenn ...
- Sie schnell starten wollen (Installation in wenigen Minuten)
- Sie keine Zeit für Formeln haben
- Sie keinen verpflichtenden Wartungsvertrag wollen
- Mitarbeiter ihre Schichten selbst sehen sollen
- Sie ein Login-System brauchen
- Ihre Lösung nicht an einer Person und ihren Formeln hängen soll
Die ehrliche Empfehlung
Wenn Sie bereits ein funktionierendes Excel haben und damit zufrieden sind: Bleiben Sie dabei. Wenn Sie aber gerade am Aufbauen sind, regelmäßig Anpassungen vornehmen müssen, oder Ihre Mitarbeiter Zugriff haben sollen: Dann kann Ihnen OwnShift viel Arbeit sparen.
Zeit ist Geld. Investieren Sie sie in Ihr Kerngeschäft, nicht in Excel-Formeln.
Bereit, Zeit zu sparen?
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