OwnShift – Intelligente Dienstplanung. Self-Hosted.
Automatische Vorschläge. Echtzeitprüfung. Keine laufenden Lizenzkosten.
OwnShift ist eine self-hosted Dienstplanungssoftware für kleine bis mittlere Teams (5-50 Mitarbeiter). Einmalige Lizenz statt SaaS-Abo. Datenschutzfreundlich, weil im Normalbetrieb alle Daten auf Ihrem eigenen Server bleiben.
Intelligente Mitarbeitervorschläge basierend auf Qualifikation, Verfügbarkeit und Rotationsgerechtigkeit. Automatische Konflikterkennung verhindert Doppelbuchungen und Regelverstöße. Feiertage-Verwaltung mit Bundesland-Support und Wochen-Vorlagen für wiederkehrende Schichtmuster. Für Medizin, Gastronomie, Einzelhandel und Produktion.
Features im Detail
Jedes Feature wurde für den Praxiseinsatz entwickelt. Klicken Sie sich durch die Details.
Was macht OwnShift besonders?
Intelligente Planung trifft auf selbstbestimmte Datenhaltung – volle Kontrolle ohne Abhängigkeit von Dritten.
Self-Hosted
Die Software läuft auf Ihrem eigenen Server. Alle Daten bleiben bei Ihnen.
Login-System
Rollenbasierte Zugriffskontrolle mit drei Benutzerrollen: Admin, Planer und Mitarbeiter. Session-basierte Authentifizierung mit automatischer Timeout-Funktion.
Mitarbeiter-Portal
Dedizierte Oberfläche für Mitarbeiter. Einsicht in eigene Schichten, Wochenübersicht und persönliches Kalender-Abo für Outlook, Google & Apple Kalender.
Einfache Installation
Dateien hochladen, Datenbank anlegen, fertig. Läuft auf Standard-PHP-Webhosting.
Einmalige Lizenz
Keine monatlichen Abo-Kosten. Einmal bezahlen, dauerhaft nutzen.
Datenschutzfreundlich
Im Normalbetrieb verlassen keine Daten Ihren Server. OwnShift bindet keine externen Tracking-Dienste ein.
Intelligente Planung
Planungsansicht mit automatischen Mitarbeitervorschlägen, Konfliktprüfung und Echtzeit-Feedback. Horizontale oder vertikale Wochenansicht, Tag-für-Tag-Planung nach Bedarf.
Feiertage-Verwaltung
Bundesland-spezifische Feiertage automatisch importieren. Konfigurierbar ob an Feiertagen gearbeitet wird. Visuelle Markierung im Dienstplan und Warnungen bei Zuweisungen.
Wochen-Vorlagen
Speichern Sie komplette Wochen als Vorlage und wenden Sie sie auf neue Wochen an. Importieren Sie Schichtmuster aus anderen Wochen. Perfekt für wiederkehrende Dienstpläne.
Schichtgruppen & Zeitvarianten
Mehrere Zeitvarianten einer Schicht als Gruppe verwalten: Ärzt:in 8–14 Uhr, Helfer:in 7:30–14:30, Azubi 10–13 Uhr – eine Gruppe, verschiedene Zeiten, übersichtlich zusammengefasst.
Wochenbasierte Planung
Dienstplanung erfolgt Woche für Woche nach Kalenderwoche. Übersichtlich, fokussiert, ohne Monatsüberlagerungen.
Export-Funktionen
PDF-Export für Bereiche, Mitarbeiter und Timeline-Ansicht. Live-Kalender-Abo für automatische Synchronisation mit allen gängigen Kalender-Apps.
Automatische Prüfungen
Erkennt Zeitkonflikte, prüft Qualifikationen und warnt bei zu vielen geplanten Stunden.
Intelligente Vorschläge
Sortiert nach Qualifikation, Verfügbarkeit, Zeitkonflikten und freien Stunden.
Schicht-Verantwortliche
Weisen Sie Verantwortliche für Schichten zu. Bezeichnung vollständig konfigurierbar: "Lead" (allgemein), "Schichtleitung" (Medizin), "Chef" (Gastronomie), "Teamlead" (IT), "Supervisor" (Einzelhandel).
Abwesenheitsverwaltung
Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Fortbildung, Schule, Uni - alles zentral mit automatischer Konfliktprüfung.
Kompakte Navigation
Jahr- und KW-Dropdowns für schnellen Zugriff auf jede Woche. Tages-Navigation für präzise Tag-für-Tag-Planung. Keine lästige Klickerei durch Monate.
Schicht-Kopier-Funktion
Schichten schnell über mehrere Tage oder Wochen kopieren. Spart Zeit bei wiederkehrenden Mustern.
Schicht-Wizard
Intelligenter Wizard für schnelle Schichterstellung. Schichten über mehrere Tage mit einem Klick anlegen, inkl. Wochentag-Auswahl und Kopier-Funktion.
Erweiterte Mitarbeiterfilter
Durchsuchbare Mitarbeiterverwaltung mit Live-Suche, Filterung nach Bereich, Rolle (Lead/Mitarbeiter) und Stunden (Vollzeit/Teilzeit). Zeigt "X von Y Mitarbeitern".
Bereichsverwaltung mit Mitarbeiter-Zuweisung
Weisen Sie Mitarbeiter direkt in der Bereichsverwaltung zu. Mit Checkbox-Liste und Bulk-Actions ("Alle Leads zuweisen"). Spart Zeit bei großen Teams.
Konfigurierbare Rollenbezeichnungen
Passen Sie Bezeichnungen an Ihre Branche an. "Lead" (allgemein), "Schichtleitung" (Medizin), "Chef" (Gastronomie), "Teamlead" (IT). Zentrale Konfiguration in Einstellungen.
Monatsberichte & Statistiken
Auslastungsstatistiken pro Monat. Zeigt verplante vs. verfügbare Mitarbeiterstunden, Schicht-Besetzung, Top/Bottom Mitarbeiter, Bereichsauslastung und Abwesenheiten. Sortierbare Tabelle mit allen Details.
Abwesenheitsfilter
Filtern Sie Abwesenheiten nach Mitarbeiter, Typ (Urlaub, Krankheit, etc.), Zeitraum (Woche, Monat, benutzerdefiniert) und Status (laufend, geplant, abgelaufen). Mit Live-Statistiken und Sortierung nach Datum, Typ oder Dauer.
Mitarbeiter-Status
Aktivieren und deaktivieren Sie Mitarbeiter ohne Datenverlust. Inaktive Mitarbeiter erscheinen nicht mehr in Dropdown-Listen, können sich nicht einloggen, aber historische Schichten bleiben vollständig erhalten. Perfekt für ausgeschiedene Mitarbeiter oder Elternzeit.
Arbeitstagsdefinition
Definieren Sie für jeden Mitarbeiter an welchen Wochentagen er vertraglich arbeiten dürfte. Perfekt für Teilzeit-Modelle (3-Tage-Woche), Studenten oder Elternzeit-Rückkehrer. System blockiert oder warnt automatisch bei Zuweisungen an falschen Tagen. Zeigt "Mo/Mi/Fr" Badge in Mitarbeiter-Liste.
Wochenend- und Nachtschicht-Rotation
Faire Verteilung von Wochenend- und Nachtdiensten mit Pool-System. Pro Bereich können Sie Wochenend- und Nacht-Pools verwalten. System trackt automatisch, wer wann zuletzt am Wochenende oder in der Nacht gearbeitet hat und schlägt bei der Planung automatisch diejenigen vor, die am längsten nicht dran waren. Zeigt "[vor X Tagen]" oder "[noch nie am WE]" im Mitarbeiter-Dropdown.
Intelligente Mitarbeiter-Auswahl
Mitarbeiter werden automatisch nach Verfügbarkeit sortiert: Verfügbare erscheinen oben, blockierte werden nach unten sortiert und ausgegraut dargestellt. Bei Konflikten zeigt ein übersichtlicher Dialog die genauen Gründe an – ob Abwesenheit, Verfügbarkeitsregel oder bereits geplante Schicht. So treffen Sie fundierte Entscheidungen ohne langes Suchen.
In 4 Schritten zum Dienstplan
Von der Installation bis zum fertigen Schichtplan - so schnell geht es mit OwnShift.
Hochladen
OwnShift-Dateien per FTP auf Ihren Webspace laden. Standard-PHP-Hosting reicht aus.
Setup starten
Setup-Seite aufrufen, Admin-Account anlegen. Die Datenbank wird automatisch eingerichtet.
Bereiche & Mitarbeiter
Arbeitsbereiche erstellen, Mitarbeiter anlegen und Qualifikationen zuweisen.
Planen
Schichten anlegen und Mitarbeiter zuweisen. OwnShift schlägt automatisch die besten Kandidaten vor.
Was OwnShift (noch) nicht kann
Ehrlichkeit ist uns wichtig. OwnShift ist ein Excel-Ersatz, kein ausgewachsenes HR-System.
Keine Wunschschichten
Mitarbeiter können keine Wunschschichten eintragen oder Schichten tauschen. Die Planung erfolgt komplett durch Admin/Planer.
Kein Schichttausch
Es gibt keine Tauschbörse oder Funktion zum Anbieten/Tauschen von Schichten zwischen Mitarbeitern. Änderungen erfolgen zentral.
Keine Zeiterfassung
Keine Stempeluhr-Funktion, keine App für Mitarbeiter, kein Terminal. OwnShift plant nur, erfasst aber keine Ist-Zeiten.
Keine Lohnabrechnung
Keine Integration mit Lohnsoftware. Die Daten müssen manuell exportiert und übertragen werden.
Keine native App
Es gibt keine App für iOS/Android. Das Mitarbeiter-Portal ist jedoch mobil-optimiert und funktioniert einwandfrei auf dem Handy.
Keine automatische Planung
OwnShift generiert keinen fertigen Dienstplan per Knopfdruck. Sie entscheiden, wer wann arbeitet – OwnShift schlägt nur geeignete Mitarbeiter vor.
Was OwnShift IST
Eine intelligente, self-hosted Dienstplanungssoftware. Automatische Vorschläge, Echtzeit-Konfliktprüfung, Feiertage-Verwaltung, Wochen-Vorlagen und professionelle Exports – ohne monatliche Kosten oder Abhängigkeit von Cloud-Anbietern. Mitarbeiter-Portal für Schichteinsicht, Admin-Interface für Planung. Fokussiert auf das Wesentliche: Effiziente, strukturierte Dienstplanung.
Häufige Fragen
Die Antworten, die Sie wahrscheinlich hören wollten.
Was macht OwnShift intelligent?
OwnShift analysiert automatisch alle Faktoren (Qualifikation, Verfügbarkeit, Arbeitstage, Rotationsgerechtigkeit, Feiertage) und schlägt Ihnen die besten Mitarbeiter für jede Schicht vor. Mit visuellem Echtzeit-Feedback (Farbcodierung und Opacity) sehen Sie sofort, welche Zuweisungen optimal sind und wo Konflikte bestehen. So planen Sie schneller und mit weniger Fehlern als mit Excel oder einfachen Kalendern.
Ist OwnShift wirklich so einfach?
Ja. Die intelligente Planungslogik macht komplexe Prüfungen automatisch – Sie sehen nur das Ergebnis. Wenn Sie Excel bedienen können, kommen Sie mit OwnShift klar. Es ist keine Raketenwissenschaft – nur intelligente, strukturierte Dienstplanung.
Können Mitarbeiter ihre Schichten einsehen?
Ja. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Login-Zugang und können über das Mitarbeiter-Portal ihre eingeplanten Schichten einsehen, Wochenübersichten aufrufen und ihren persönlichen Kalender exportieren. Planungsfunktionen (Erstellen, Bearbeiten, Löschen) bleiben Admin und Planer vorbehalten.
Wie funktioniert das Rollensystem?
OwnShift kennt vier Rollen: Admin (voller Zugriff inkl. Benutzerverwaltung), Planer (Dienstplanung, Mitarbeiter-/Bereichsverwaltung, alle Exports), Urlaubsverwalter (Urlaubsanträge genehmigen/ablehnen, Abwesenheiten verwalten, ohne Planungszugriff) und Mitarbeiter (nur Lesezugriff auf eigene Schichten). Jeder Benutzer bekommt genau eine Rolle zugewiesen.
Für wen ist OwnShift NICHT geeignet?
Für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen wie Schichttauschbörsen, Wunschschichten-Management, Zeiterfassung oder Lohnanbindung. Wenn Sie mehr als strukturierte Dienstplanung mit Mitarbeitereinsicht brauchen, schauen Sie sich SaaS-Lösungen an. Die können mehr – kosten aber auch entsprechend.
Läuft das wirklich auf meinem Webspace?
Ja, auf jedem Standard-PHP-Hosting. Hochladen, Datenbank anlegen, fertig. Kein Docker, kein Kubernetes, kein Hexenwerk.
Was passiert, wenn ich mehr Funktionen brauche?
Dann schauen Sie sich SaaS-Lösungen an. Die können mehr, kosten aber auch entsprechend. OwnShift ist bewusst schlank gehalten.
Gibt es Support?
OwnShift wird 'as is' lizenziert – ohne laufenden Support-Vertrag. Dafür erhalten Sie einen ausführlichen Testzeitraum, um die Software vor dem Produktiveinsatz gründlich zu prüfen. Bei Bedarf kann kostenpflichtige Unterstützung separat beauftragt werden.
Warum lokal hosten statt Cloud?
Weil Ihre Daten Ihre Daten sind. Keine monatlichen Kosten, keine Daten bei Dritten, volle Kontrolle. Der Preis: Sie müssen sich selbst um Updates, Backups und Sicherheit kümmern.
Kann OwnShift mit Excel-Import umgehen?
Nein. Sie starten frisch. Die gute Nachricht: Das ist eine Chance, alte Strukturen zu überdenken.
Wie viele Mitarbeiter kann ich verwalten?
Technisch unbegrenzt. Praktisch: OwnShift ist für kleine bis mittlere Teams (5-50 Mitarbeiter) gedacht. Darüber wird's unübersichtlich.
Was wenn ich einen Fehler finde?
Melden Sie ihn gern. Nutzen Sie dafür den Testzeitraum, um die Software gründlich zu prüfen. Fehlerbehebungen danach erfolgen im Rahmen optional gebuchter Leistungen oder freiwillig nach Verfügbarkeit (Best Effort).
Ist OwnShift für uns geeignet?
Wenn Sie von Excel weg wollen, aber keine 500€/Monat für eine SaaS-Lösung ausgeben möchten: Ja. Wenn Sie ein vollintegriertes HR-System brauchen: Nein.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Upload, Setup aufrufen, Login anlegen, fertig. Nur noch Schichten planen und Mitarbeiter einladen.
Wie funktioniert der erste Login?
Nach dem Upload der Dateien rufen Sie einmalig das Setup auf. Dort legen Sie den ersten Admin-Account an und die Datenbank wird automatisch eingerichtet. Mit diesem Admin-Account melden Sie sich an und können weitere Benutzer anlegen. Mitarbeiter erhalten ihre Zugangsdaten vom Admin und müssen beim ersten Login ihr Passwort ändern.
Gibt es versteckte Kosten?
Nein. Sie zahlen einmalig für die Lizenz, den Rest (Hosting, Ihre Zeit) tragen Sie. Keine Überraschungen.
Preisvergleich
Typische Dienstplanungssoftware rechnet pro Mitarbeiter und Monat ab.
Typische SaaS-Lösung
Pro Mitarbeiter/Monat
Beispiel: 15 Mitarbeiter
Monatlich: 30-105€
Nach 1 Jahr: 360-1.260€
Nach 2 Jahren: 720-2.520€
- Cloud-basiert
- Support inklusive
- Laufende Kosten
- Daten extern
Beispiele: Staffomatic, Planovo, Crewmeister, biduum
OwnShift Lizenz
Einmalig pro Installation/Standort
inkl. 19% USt, unbegrenzt viele Mitarbeiter
Optional dazu:
Setup auf Ihrem System: 499€ inkl. 19% USt
(Standard PHP-Hosting vorausgesetzt)
Hosting als separater Service auf Anfrage
- Self-Hosted (Hosting-Service optional)
- Keine laufenden Lizenzkosten
- Daten unter Ihrer Kontrolle
- Datenschutzfreundlich (Self-Hosted)
- Ausführlicher Testzeitraum inklusive
Premium SaaS
Pro Mitarbeiter/Monat
Beispiel: 15 Mitarbeiter
Monatlich: 105-225€
Nach 1 Jahr: 1.260-2.700€
Nach 2 Jahren: 2.520-5.400€
- Viele Features
- Premium Support
- Hohe laufende Kosten
- Oft Mindestlaufzeit
Beispiele: TimO, Dienstplan-Live, MeinDienstplan
Sonderpreis für gemeinnützige Vereine
Im Rahmen von Technik-Komplizen bieten wir OwnShift für gemeinnützige Vereine zum Sonderpreis von 349€ einmalig (inkl. 19% USt, pro Installation) an.
Wer kann sich bewerben?
- ✓ Eingetragene Vereine (e.V.)
- ✓ Mit gültigem Freistellungsbescheid vom Finanzamt
- ✓ Sportvereine, Kulturvereine, Feuerwehren, etc.
- ✓ Vereine, die Dienstplanung für Ehrenamtliche benötigen
Was bekommt ihr?
- ✓ Voller Funktionsumfang von OwnShift
- ✓ Einmalzahlung: 349€ inkl. USt
- ✓ Keine monatlichen Kosten
- ✓ Datenschutzfreundlich (Self-Hosted)
Wie funktioniert's?
- 1. Bewerbung über verein.technik-komplizen.de
- 2. Nachweis der Gemeinnützigkeit einreichen
- 3. Nach Prüfung: OwnShift zum Sonderpreis nutzen
- 4. Jährliche Bestätigung der Gemeinnützigkeit
Kontakt aufnehmen
Interesse an OwnShift? Schreiben Sie uns – wir melden uns zeitnah.
So erreichen Sie uns
Deutschland
Preisübersicht
1.249€ – OwnShift Lizenz (einmalig)
+499€ – Setup auf Ihrem System (optional)
349€ – Vereine (einmalig, mit Nachweis)
Hosting-Service – Separater Service auf Anfrage
Alle Preise inkl. 19% USt, pro Installation/Standort
Excel vs. fertige Software: Was passt zu Ihnen?
Beide Wege funktionieren. Die Frage ist: Wie viel Zeit möchten Sie investieren?
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