Planung (SmartShifts)

Der Planungsbereich ist das Herzstück von OwnShift. Hier erstellen und verwalten Sie alle Schichten für Ihre Mitarbeiter. Die Ansicht ist flexibel und bietet sowohl Tages- als auch Wochenansicht.

Header & Navigation

Im oberen Bereich der Planung finden Sie verschiedene Steuerelemente zur Navigation und Verwaltung:

• Jahr-Dropdown - Wählen Sie das Jahr aus, für das Sie planen möchten. Das Dropdown zeigt alle verfügbaren Jahre an.
• KW-Dropdown - Wählen Sie direkt eine Kalenderwoche aus. Die Wochen sind nach Monaten gruppiert für bessere Übersicht.
• KW freigeben - Dieser Button macht die aktuelle Woche für Mitarbeiter im Mitarbeiter-Portal sichtbar.
• Exportieren (Dropdown) - Verschiedene Export-Optionen:
  • PDF: Mitarbeiter - Erstellt ein PDF mit allen Schichten, gruppiert nach Mitarbeitern
  • PDF: Nach Bereichen - Erstellt ein PDF, gruppiert nach Bereichen
  • PDF: Timeline-Ansicht - Erstellt ein PDF in Timeline-Format
  • Kalender-Export (ICS) - Öffnet einen Dialog zum Exportieren von Kalenderdateien für Outlook, Google Calendar, etc.

KW-Navigation

Unter dem Header finden Sie eine scrollbare Liste aller Kalenderwochen des ausgewählten Jahres. Diese Navigation ermöglicht schnelles Springen zwischen Wochen:

• Klicken Sie auf eine KW, um direkt zu dieser Woche zu springen
• Die Pfeile links und rechts ermöglichen schrittweises Scrollen
• Die aktuelle Woche ist farblich hervorgehoben

Tages-Navigation

Unter der KW-Navigation sehen Sie die 7 Tage der aktiven Woche. In der Tagesansicht können Sie auf einen Tag klicken, um die Details dieses Tages zu sehen.

Action Bar

Die Action Bar bietet wichtige Funktionen für die Planung:

• Wochen-Modus (Toggle) - Schaltet zwischen Tages- und Wochenansicht um:
  • Tagesansicht - Zeigt einen Tag detailliert mit allen Schichten
  • Wochenansicht - Zeigt die gesamte Woche auf einen Blick
• Layout-Toggle (☰) - Nur in der Wochenansicht sichtbar. Wechselt zwischen:
  • Horizontal - Tage nebeneinander (Standard)
  • Vertikal - Tage untereinander (kompakter)
• Schicht(en) erstellen (➕) - Öffnet den Schicht-Wizard:
  1 Wählen Sie den Bereich aus
  2 Geben Sie Schichtname, Start- und Endzeit ein
  3 Wählen Sie die Wochentage aus, an denen die Schicht erstellt werden soll
  4 Optional: Wählen Sie bereits Mitarbeiter aus oder lassen Sie die Schicht leer
  5 Optional: Aktivieren Sie "Wiederkehrend" für automatische Erstellung
• Auto-Planer (🤖) - Automatische Mitarbeiter-Zuweisung für unbesetzte Schichten. → Mehr erfahren
• Vorlagen (Dropdown) - Schnellzugriff auf gespeicherte Vorlagen:
  • Letzte Woche kopieren - Kopiert alle Schichten der vorherigen Woche
  • Aus anderer Woche/Tag importieren - Übernimmt Schichten aus einer frei wählbaren Quell-Woche oder einem einzelnen Tag (nicht nur der Vorwoche)
  • Gespeicherte Templates - Liste aller gespeicherten Wochen-Templates
  • → Alle Vorlagen verwalten - Öffnet den Vorlagen-Tab
• Filter (rechts) - Filtert die Ansicht:
  • Bereiche - Zeigt nur Schichten bestimmter Bereiche
  • Mitarbeiter - Zeigt nur Schichten bestimmter Mitarbeiter
  • Schichttypen - Filtert nach Schichtnamen

Auto-Planer

Der Auto-Planer ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur automatischen Zuweisung von Mitarbeitern zu unbesetzten Schichten. Er analysiert alle offenen Positionen und schlägt basierend auf einem intelligenten Algorithmus passende Mitarbeiter vor.

Zugriff: Klicken Sie auf den 🤖 Button in der Action Bar der SmartShifts-Ansicht.

Schritt 1: Analyse & Konfiguration

Im ersten Schritt analysiert der Auto-Planer die aktuelle Woche:

• Bereichs-Filter - Optional können Sie die Vorschläge auf einen bestimmten Bereich beschränken
• Übersicht - Zeigt die Anzahl unbesetzter Schichten und verfügbarer Mitarbeiter
• Start - Klicken Sie auf "Vorschläge generieren" um fortzufahren

Schritt 2: Vorschläge prüfen

Der Auto-Planer erstellt für jede unbesetzte Position einen Vorschlag. Die Vorschläge werden in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt:

• Schicht-Informationen - Wochentag, Uhrzeit, Bereich und Schichtname
• Vorgeschlagener Mitarbeiter - Der Mitarbeiter mit dem besten Score
• Stunden-Balance - Eine visuelle Darstellung der aktuellen Auslastung:
  • Orange/Gelb - Mitarbeiter hat noch freie Kapazität (unter Soll-Stunden)
  • Grün - Mitarbeiter ist optimal eingeteilt (nahe Soll-Stunden)
  • Rot - Mitarbeiter wäre überplant (über Soll-Stunden)
• Aktionen pro Vorschlag:
  • ✓ Akzeptieren - Vorschlag wird übernommen
  • ✕ Überspringen - Position wird nicht besetzt
  • Mitarbeiter ändern - Dropdown zur Auswahl eines anderen Mitarbeiters

Schritt 3: Ausführung

Nach der Überprüfung werden alle akzeptierten Vorschläge übernommen:

• Fortschrittsanzeige - Ein Balken zeigt den Fortschritt der Zuweisungen
• Ergebnis - Zusammenfassung der erfolgreichen und übersprungenen Zuweisungen
• Fehlerbehandlung - Bei Konflikten werden diese angezeigt und können manuell behoben werden

Score-Berechnung (Algorithmus)

Der Auto-Planer bewertet jeden möglichen Mitarbeiter für jede unbesetzte Schicht nach folgenden Kriterien:

• Monatliche Stunden-Balance (höchste Priorität) - Mitarbeiter, die noch unter ihrem Soll sind, werden bevorzugt
• Wöchentliche Stunden-Balance - Gleichmäßige Verteilung über die Woche wird angestrebt
• Konfliktprüfung - Abwesenheiten, Überschneidungen mit anderen Schichten, und Verfügbarkeitsregeln
• Bereichs-Qualifikation - Mitarbeiter muss dem Bereich der Schicht zugeordnet sein

Schicht-Grid

Das Schicht-Grid ist die Hauptansicht für die Planung. Hier sehen Sie alle Schichten der Woche, gruppiert nach Bereichen und Tagen.

• Schicht-Karten - Jede Schicht wird als Karte angezeigt mit:
  • Schichtname und Zeit (z.B. "Frühschicht 06:00 - 14:00")
  • Bereichsfarbe zur visuellen Unterscheidung
  • Anzahl benötigter Mitarbeiter (Soll)
  • Anzahl aktuell zugewiesener Mitarbeiter (Ist)
• Mitarbeiter-Dropdowns - Jede Schicht hat Dropdown-Menüs zur Zuweisung:
  • Wählen Sie einen Mitarbeiter aus dem Dropdown aus
  • Die Zuweisung wird automatisch gespeichert
  • Bei Konflikten (z.B. Doppelbuchung, Abwesenheit) erscheint eine Warnung
  • Sie können die Zuweisung trotz Warnung bestätigen oder abbrechen
  • Um einen Mitarbeiter zu entfernen:
    • Klicken Sie auf das X vor dem Dropdown, oder
    • Wählen Sie "-- Wählen --" im Dropdown
• Lead-Dropdown - Für Schichten, die einen Arzt/Ärztin benötigen:
  • Separates Dropdown für die Lead-Zuweisung
  • Zeigt nur qualifizierte Mitarbeiter an
  • Warnungen bei Konflikten werden angezeigt
• Intelligente Dropdown-Liste - Die Dropdowns zeigen passende Mitarbeiter:
  • Sortiert nach Verfügbarkeit (ohne Konflikte zuerst)
  • Berücksichtigt Bereichszugehörigkeit
  • Berücksichtigt Qualifikation
  • Berücksichtigt Rotationsgerechtigkeit
  • Mitarbeiter mit Warnungen werden am Ende der Liste angezeigt
• Warnungen und Konflikte:
  • Bei Auswahl eines Mitarbeiters mit Konflikten erscheint ein Dialog
  • Eine bestehende Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) ist der einzige harte Konflikt und blockiert die Zuweisung
  • Alle anderen Konflikte – auch verletzte harte Verfügbarkeitsregeln, Wochenstunden-Überschreitung oder Ruhezeit-Unterschreitung – erscheinen als Warnung und können bewusst bestätigt werden
  • Die Warnungen zeigen die genauen Gründe an
• Farben - Jeder Bereich hat eine eigene Farbe zur visuellen Unterscheidung
• Bereichsgruppierung - Schichten sind nach Bereichen gruppiert, Bereiche können ein-/ausgeklappt werden

Sidebar (rechts)

Die Sidebar bietet zusätzliche Informationen und Funktionen:

• Übersicht - Statistiken zur aktuellen Woche:
  • Anzahl Schichten
  • Gesamtstunden
  • Anzahl zugewiesener Mitarbeiter
• Soll-/Ist-Stunden - Monatliche Stundenübersicht:
  • Zeigt für jeden Mitarbeiter die Soll- und Ist-Stunden
  • Farbcodierung: Grün = im Soll, Rot = Überstunden, Gelb = Unterstunden
  • Klick auf einen Mitarbeiter zeigt Details
• Feiertage - Anzeige aller Feiertage der aktuellen Woche:
  • Feiertage werden automatisch erkannt
  • Bundesland-spezifische Feiertage werden berücksichtigt
• Abwesenheiten - Übersicht aller Abwesenheiten:
  • Urlaub, Krankheit, etc.
  • Farbcodiert nach Typ
  • Klick öffnet Details

Schicht-Dialog

Der Schicht-Dialog öffnet sich beim Klick auf eine Schicht. Hier können Sie alle Details bearbeiten:

• Schichtname - Name der Schicht (z.B. "Frühschicht", "Nachtdienst")
• Bereich - Zugeordneter Bereich (Dropdown)
• Von/Bis - Start- und Endzeit der Schicht
• Pausen (optional) - Definieren Sie Pausenzeiten für die Schicht:
  • Klicken Sie auf "+ Pause hinzufügen" um eine Pause zu definieren
  • Geben Sie Start- und Endzeit der Pause ein (z.B. 12:00 - 12:45)
  • Mehrere Pausen pro Schicht möglich (z.B. 2x 15 Min oder 1x 30 Min + 1x 15 Min)
  • Die Netto-Arbeitszeit wird automatisch berechnet (Brutto minus Pausen)
  • Das System zeigt Warnungen, wenn gesetzliche Mindestpausen nicht eingehalten werden:
    • Bei > 6h Arbeitszeit: Mindestens 30 Minuten Pause erforderlich
    • Bei > 9h Arbeitszeit: Mindestens 45 Minuten Pause erforderlich
  • Pausen können mit dem X-Button entfernt werden
• Mitarbeiter - Zugeordnete Mitarbeiter:
  • Klicken Sie auf "+ Mitarbeiter" um einen Mitarbeiter hinzuzufügen
  • Es werden passende Mitarbeiter vorgeschlagen
  • Konflikte werden automatisch angezeigt
  • Klicken Sie auf das X neben einem Mitarbeiter, um ihn zu entfernen
• Arzt/Ärztin - Optional: Zuweisung eines Arztes/Ärztin für die Schicht
• Speichern - Speichert alle Änderungen
• Löschen - Entfernt die Schicht komplett (mit Bestätigung)

Schichtgruppen & Zeitvarianten

Schichtgruppen ermöglichen es, zusammengehörige Schichten mit unterschiedlichen Zeiten zu einer Einheit zusammenzufassen. Das ist ideal, wenn am gleichen Tag verschiedene Rollen unterschiedliche Arbeitszeiten haben – z.B. Ärzt:in von 8:00–14:00, Helfer:in von 7:30–14:30 (für Vor- und Nachbereitung) und Azubi von 10:00–13:00.

Wann brauche ich Schichtgruppen?

• Wenn mehrere Schichten am gleichen Tag logisch zusammengehören, aber unterschiedliche Zeiten haben
• Wenn verschiedene Rollen (z.B. Ärzt:in, Helfer:in, Azubi) unterschiedliche Arbeitszeiten innerhalb eines Einsatzes haben
• Wenn Sie im Display, Export und Portal die Varianten als zusammengehörig darstellen möchten
• Wenn Sie einen übergeordneten Gruppennamen und individuelle Variantennamen benötigen

Schichtgruppe erstellen

Gruppenname vs. Variantenname

• Gruppenname – Der übergeordnete Name der gesamten Gruppe (z.B. "Vormittag"). Wird als Hauptüberschrift in der Planung, im Display und in Exporten angezeigt.
• Variantenname – Der individuelle Name jeder einzelnen Variante (z.B. "Ärzt:in", "Helfer:in", "Azubi"). Wird als Detailinformation unterhalb des Gruppennamens angezeigt.

Wenn kein Gruppenname vergeben wird, wird automatisch der Name der ersten Variante als Gruppenname verwendet.

Wo werden Varianten angezeigt?

• SmartShifts-Planung – Gruppenname als Überschrift, darunter jede Variante mit eigenem Namen, Zeiten und Besetzungsstatus
• Status-Display – Varianten als eigene Zeilen innerhalb der Gruppe, jeweils mit Zeit und zugewiesenen Mitarbeitern
• PDF-Export – Gruppenname und Variantendetails in Timeline-, Mitarbeiter- und Bereich-Ansicht
• Kalender-Abo (ICS) – Jede Variante als eigener Kalendereintrag mit Variantenname und Arbeitszeit
• Mitarbeiter-Portal – Eigene Schichtvarianten mit konkreten Zeiten in der persönlichen Übersicht